Tanto la productividad como el ingenio creativo son proporcionales al entorno en el que se desenvuelve profesionalmente cualquier persona.
El diseño del espacio físico donde se desarrolla una actividad profesional o empresarial no se limita a la estética, es parte del branding que posiciona nuestra marca y crucial para transmitir nuestro mensaje tanto al exterior como al interior, recordándonos en cada momento quiénes somos
Hoy día no se define un espacio de trabajo fijo, tecnológicamente se puede trabajar desde cualquier lugar, sin embargo, concebir una oficina exclusivamente como un espacio de trabajo es un concepto obsoleto, actualmente el lugar de trabajo es un centro creativo, un lugar en que las ideas han de fluir para materializar proyectos fruto de la colaboración de todo un equipo.
La convivencia laboral es la clave del éxito, y en la mayoría de los casos, el trabajo en equipo es tan importante que invalida la defensa del trabajo desde casa, de igual forma que no es lo mismo mantener una reunión por Skype o presencial.
La colaboración interdisciplinaria, la movilidad, la conectividad, la sustentabilidad y la respuesta en tiempo real son las herramientas con las que contamos actualmente para emprender y hacer negocios; estos conceptos han de marcar las pautas para el diseño de los nuevos modelos de oficinas
Es fundamental tener en mente que el concepto de “oficina del futuro” no se refiere exclusivamente a la incorporación de más gadgets como herramientas de trabajo o lo último en tecnología, el diseño del espacio va a jugar un papel prioritario. En este sentido, diseñar nuestra oficina tiene mucho más que ver con lo que queremos ser, que con los recursos que dispongamos para invertir en muebles o decoración.
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| Oficinas de FURIA, Buenos Aires |
En los años 40 del pasado siglo, los espacios de trabajo eran rígidos y se marcaban muy claramente las jerarquías; el primer cambio importante en el concepto de la oficina tradicional se dio con la creación de los "cubículos" en 1967, la idea era aislar a los trabajadores de distracciones y crear espacios modulares más prácticos. Lo que en ese momento fue casi revolucionario hoy resulta anticuado y limitante y muy al contrario las empresas empiezan a replantear formas que potencien las relaciones interpersonales.
Las cifras de ocupación del espacio que se traducían en el 70% de estaciones de trabajo (escritorios) y 30% de espacios colaborativos, se están invirtiendo en la actualidad.
Un ejemplo significativo de este cambio es el modelo adoptado por Google para sus oficinas en todo el mundo; en ellos, los empleados tienen la flexibilidad de trabajar en distintos espacios, según su gusto personal y a su propio ritmo. Aunque de entrada el concepto suena muy bien, no todos los emprendedores que recién inician su andadura o Pymes que llevan operando algunos años cuentan con un lugar o presupuesto para replicarlo. Sin embargo, como vemos a continuación, esto no es excusa para no ser parte de la nueva tendencia de trabajo.
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| Oficina de Google en Zurich |
Partiendo de la base de que un espacio de trabajo adecuado aumenta la productividad, y aunque nuestro espacio sea pequeño o no se disponga de un presupuesto importante, existen alternativas y en muchas ocasiones solo se trata de introducir pequeños ajustes de diseño.
Un ambiente de trabajo tiene tres componentes fundamentales, el vinculado a los negocios de la empresa, el entorno para realizar el trabajo y desarrollar las ideas y la imagen o mensaje externo que se transmite.
El nuevo concepto de trabajo, conlleva que los espacios han de convertirse en versátiles para adaptarse a las distintas actividades, han de ser lugares flexibles donde se puedan producir y potenciar las iteraciones entre los ocupantes, e incluso en algún momento puedan servir para actividades de esparcimiento, realizar pequeños eventos, comidas, etc.
Si disponemos de poco espacio, la zona de trabajo ha de permitir mover los muebles para adaptarlos a las necesidades de cada momento; convertir temporalmente la sala de reunión en un lugar de esparcimiento o descanso, no tiene porqué influir en la productividad, muy al contrario, las charlas informales o el “cambio de escenario” puede servir para intercambiar ideas, no olvidemos que muchas de las grandes ideas vienen de inspiraciones en espacios casuales y distendidos.
En todos los casos es fundamental priorizar los lugares comunes para potenciar el trabajo colaborativo y las relaciones interpersonales, en este sentido se han de situar los murales o pizarras donde cada miembro del equipo pueda apuntar sus cosas y ser visibles por los demás en cualquier momento; con estos mecanismos contribuimos a facilitar la tendencia a "horarios flexibles" que se amolden a la productividad de cada persona. Esta flexibilidad lejos de implicar un bajo rendimiento, sirve para potenciar la productividad, ya que existe determinadas horas del día en que claramente no somos productivos.
Aun en el caso en que la actividad no contemple recibir clientes en la oficina, el mensaje que trasmitimos a las personas que ocasionalmente visiten nuestro lugar de trabajo es determinante para éxito de nuestros servicios. La percepción es el proceso por el cual la gente interpreta y responde a la información del mundo que la rodea; la forma en que los individuos seleccionan, organizan e interpretan sus percepciones para entender el ambiente no es algo que se debiera dejar de lado en el diseño del lugar de trabajo.
En este aspecto, es importante que nuestros clientes puedan visualizar nuestros métodos de trabajo; al igual que en la gastronomía, los clientes valoran el acceso a las ideas y al proceso de producción de estas.
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| RIMA Arquitectura, Ciudad de México |
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| Oficina SQUEARE, San Francisco, California |
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| Productividad y descanso. Oficna Xiaomi, Brasil |
En un momento en que los presupuestos y el tamaño de las oficinas se reducen se puede pensar que los espacios abiertos son una panacea, sin embargo si estos espacios no están bien diseñados pueden tener efectos muy negativos; si bien cada persona necesita un lugar de trabajo que sienta propio, es necesario que esto no lo aísle completamente del resto. Cuando un espacio abierto está mal diseñado, las voces, las interrupciones, las idas y venidas y el ruido, afecta negativamente a la concentración y el rendimiento. Hay que apostar por diseños compensados con algunas zonas privada pero donde predominen los espacios cooperativos
El diseño y la planificación inicial son esenciales sobre todo si se trata de espacios pequeños
Planificar
Un enfoque integral desde el principio tiene ventajas en comparación con un enfoque multi-paso. Dependiendo de los requerimientos, el diseño, la ergonomía, los espacios saludables y la sostenibilidad pueden contradecirse ciertos puntos. Si tratamos de resolver estos conflictos más tarde, por lo general significa una pérdida de tiempo y costes adicionales. Un análisis de las necesidades siempre debe preceder a las etapas de funcionamiento, seguido por una selección de criterios importantes. Potencialmente una mayor inversión en la primera fase tiene una rentabilidad más rápida.
Un buen diseño se basa en planificar antes de colocar el primer mueble, hay que empezar definiendo qué tipo de actividad se realiza y analizar muy bien nuestra manera de funcionar.
Cuando se trata de una oficina pequeña, la posición espacial que va a ocupar cada persona es muy importante. El diseño del espacio debe reflejar no sólo nuestro modelo de negocio, sino la forma en que se estructura la toma de decisiones. ¿Una sola persona es la que toma todas las decisiones? ¿Se trata de un ambiente colaborativo en el que todos aportan? ¿Queremos un espacio inclusivo para todo el grupo? o ¿preferimos un espacio exclusivo en el que el propio espacio defina cargos y responsabilidades?. La forma en que organizamos estos “pequeños” detalles será determinante para el buen desarrollo de las actividades.
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| Oficinas Studio Raw, Liverpool |
Diseño espacial
El diseño de la iluminación es prioritario los espacios de trabajos, debe ser el primer objeto de estudio; se debe estudiar previamente la cantidad de luz biodinámica (la que produce el mismo estímulo neurofisiológico que la luz del sol), la calidad de esa luz, y especialmente su color, contraste y distribución espacial, de acuerdo a las actividades y distribución del espacio.
El color o colores que empleemos en paredes o en muebles no se han de decidir de manera independiente al tipo de iluminación elegido ya que son conceptos íntimamente relacionados
Para crear armonía se ha de manejar simultáneamente la luz, el color, la disposición espacial y el mobiliario.
Aunque existe una relación directa entre la productividad y la presencia de naturaleza, un exceso de vegetación que haga parecer la oficina una “jungla” puede tener el efecto contrario, aumentando los niveles de estrés, y bajando la productividad. Usaremos plantas que refresquen y limpien el aire, absorbiendo el CO2 que provienen de los materiales artificiales (plásticos, papel impreso, tejidos etc.)
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Oficinas de Prointel en Madrid. La oficina se abre a un
patio interior para maximizar el uso de luz natural y proveer a los espacios de trabajo un lugar conectado con la
idea del aire libre.
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Concepto de oficina verde o sostenible
Elegir materiales y mobiliario sostenibles y reciclables no solo contribuye a reducir emisiones de CO2, también nos permite crear espacios originales. La Universidad de California UCLA desarrolló en 2015 un estudio internacional de empresas donde se concluyó, que las empresas que introdujeron voluntariamente mejoras medioambientales aumentaron su productividad en un 16 %, por lo que se puede concluir que la inversión en “oficina verde” es sinónimo de rentabilidad.
La incertidumbre de la inversión y la falta de conocimiento sobre los productos sostenibles son una barrera para la introducción de medidas por lo que una comunicación clara y una descripción sencilla en el desarrollo y diseño de productos y soluciones sostenibles es de vital importancia.
Si tenemos la oportunidad, esto debería comenzar con la elección del edificio, si ya tenemos establecido el espacio de oficina, será necesario optimizar la gestión de la energía, el agua, el aire y los residuos.
En espacios pequeños la distribución y disposición debe permitir los distintos usos para los empleados buenos materiales ecológicos para la salud, o un establecimiento responsable, es decir, un tratamiento de residuos al final del ciclo de vida del producto.
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Oficinas LENN, Estonia. Remodelación de un antiguo galpón industrial construido en la era soviética
que reproduce la atmósfera de un bosque
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| Tubos de cartón de Jorge Villatoro |
Dotar de personalidad al espacio.
Se ha de huir de la rutina empezar consultando un catálogo de muebles y encargar los que se ajustan a nuestro presupuesto. Si queremos ser diferentes hay que atreverse e innovar, apostar por algún mueble reciclado o alguna lámpara de anticuario; detalles puntuales en decoración producen ambientes diferentes e impactantes. El equipamiento y la decoración no solo es “imagen” sino que influyen en nuestro estado de ánimo y en la productividad.
Con planificación y un buen diseño, podemos crear espacios de trabajo cómodos, motivados, con energía y productivos donde el ambiente sea un reflejo de lo que somos. Un buen diseño es un buen negocio.
